Hvordan bruke MS Teams på tvers av selskaper

Microsoft Teams har blitt de facto-standarden for mange selskaper når det gjelder effektivt samarbeid mellom ulike grupper og team. Selv om de fleste brukere klarer å bruke verktøyet ganske effektivt, kan noen få skjulte tips og triks forbedre måten vi jobber på.

Det første tipset er å skille ledelsen av menneskelige ressurser fra styring av selve arbeidet. Dette kan høres ut som en god idé uten noen enkel løsning. Imidlertid har MS Teams laget smart ny funksjonalitet for å forbedre dette. Først må vi bli enige om hva byggeklossen «team» i Teams kan gjøre for oss. Et team er MS Teams måte å administrere mennesker som deler noen egenskaper. De jobber i samme avdeling og deler hovedmål og fokus i løpet av arbeidsdagen. Dette kan være markedsteamet, utviklingsteamet, boreteamet eller en hvilken som helst annen organisatorisk enhet der folk kjenner hverandre. Folk legges til eller fjernes fra gruppen i henhold til deres personellmessige tilhørighet. Derfor er ledelse av mennesker det primære formålet med enhetens "team".

Så hva med selve arbeidet? Arbeidet bør utføres på «kanalnivå» i et team. Det lages en eller flere kanaler for at teamet kan utføre praktisk arbeid. For et boreteam kan de ha en kanal for hver brønn de borer. For et salgsteam kan det samme gjelde for forskjellige kunder. De forskjellige kanalene fungerer som "beholderen" der teammedlemmene legger filene sine, chatten, kalenderen, sharepoint side og annet nyttig innhold.

Men så…..Markedsføring ønsker å samarbeide med utviklingsteamet for å få innspill til de nye markedsplanene for selskapet. Hva gjør de? Legger utviklingsressursene til i markedsføringsteamet? Selv om dette kan virke som en god idé, "bryter det" vår hovedregel. Ledelse av mennesker og ledelse av arbeid skal ikke gjøres på samme sted. Ved å legge til utviklingsressurser til markedsføringsteamet skaper vi 2 utfordringer.

1. Alle på teamet ser alle kanalene. Kanaler opprettet for «markedsføringsinterne» formål kan plutselig være synlige for utviklingsressursene.
2. Markedssjefen må nå administrere "ikke-rapporterende" ansatte som kanskje ikke har rett til innsyn på grunn av årsaker utenfor hans/hennes kunnskap.

Løsningen på disse problemene er den "nye vinen" i MS Teams. Konseptet med delte kanaler hjelper oss å skille de 2 oppgavene. I stedet for å inkludere "fremmede" i markedsføringsteamet vårt, lager vi en delt kanal som passer for formålet (arbeid) og deler den kanalen med utviklingsteamet eller enkeltpersoner fra utvikling. Resultatet vil være en situasjon der ledelse av arbeid (tilgang til filer, chat, etc.) vil bli begrenset, og ledelse av personene i det "eksterne teamet" er lederne i det teamet som har ansvaret. Mange til mange deling av informasjon gjennom deling mellom team 😉

Det som er enda bedre er at begge team vil se arbeidet i den sammenhengen de forventer. Så hva med eksterne selskaper? Det som er bra er at de kan inkluderes på samme måte. Del kanalen din med en teameier i det eksterne selskapet, og de vil kunne bidra på samme effektive sømløse måte som interne ressurser.

Tekniske forutsetninger:
Brukere trenger muligheten til å opprette delte kanaler. Dette er en innstilling i "Teams admin-portal." B2B Direct Connect må settes opp i:
Azure AD - External Identities | Innstillinger for tilgang på tvers av leietakere.