Teknologien du trenger for å bygge robuste og effektive virtuelle operasjonsentre.

I. Introduksjon

Ulike typer operasjonssentre spiller som regel en kritisk rolle i bransjer som olje og gass, der de hjelper til med å koordinere og overvåke ulike aspekter av virksomheten, inkludert produksjon, vedlikehold, logistikk og sikkerhet. Virtualisering av disse sentrene gjør det mulig for bedrifter å tilpasse seg skiftende arbeidsmiljøer og inkludere eksterne eller blandede arbeidsstyrker; i mange bransjer er en ekstern arbeidsstyrke allerede en nødvendig del av arbeidet.

Et virtuelt operasjonssenter (VOC) er ikke en sentralisert plattform, men et fleksibelt sett med verktøy og en repeterbar tilnærming som lar bedrifter koordinere og administrere sitt arbeid og prosesser eksternt, og gir sanntidstilgang til data og ressurser til en geografisk spredt arbeidsstyrke.

Det har vært en eksplosjon av kostnadseffektive skybaserte ressurser, samarbeidsverktøy og tilkoblingsmuligheter de siste årene. Det er imidlertid ikke alle selskaper som har gått over til å ta dem fullt ut i bruk på en god og sammenhengende måte. Nå kan det være et godt tidspunkt å revurdere gamle strategier og etablere en teknologi-stack for å bygge og støtte disse initiativene.

 "A technology stack, or tech stack, is the collection of tools, platforms, apps, and pieces of software that a company uses to build its products, carry out its business operations, and monitor its performance metrics. A tech stack can also include coding languages." 

Å ha en solid tech-stack er avgjørende for å bygge et virtuelt operasjonssenter (VOC) av flere grunner:

• Effektivitet og produktivitet: En godt designet tech-stack sikrer at verktøyene og systemene er optimalisert for effektiv og produktiv drift. Den gjør det mulig for eksterne arbeidere å få tilgang til sanntidsdata, samarbeide effektivt og ta informerte beslutninger raskt, noe som resulterer i økt produktivitet.
• Skalerbarhet: En solid tech-stack er bygget med skalerbarhet i tankene, slik at VOC kan vokse og tilpasse seg de endrede behovene til virksomheten. Dette er spesielt viktig for organisasjoner som opplever svingninger i etterspørsel, endringer i partnere eller rask vekst, ettersom det sikrer at deres VOC kan ta imot nye teammedlemmer, prosjekter eller kunder uten at det går på bekostning av ytelsen.
• Sikkerhet: En sterk tech-stack inkluderer robuste cybersikkerhetstiltak som beskytter sensitive data og opprettholder forretningskontinuitet. Dette er spesielt viktig i et VOC, der eksterne arbeidere har tilgang til bedriftens ressurser fra forskjellige steder og enheter. Implementering av en omfattende sikkerhetsstrategi minimerer risikoen for datainnbrudd, cyberangrep og nedetid.
• Pålitelighet: En pålitelig tech-stack sikrer at systemene og verktøyene på plass er pålitelige og tåler uventede utfordringer eller forstyrrelser. Dette er avgjørende for å opprettholde jevn drift og minimere nedetid, spesielt i bransjer som krever 24/7 overvåking og koordinering, som olje og gass.
• Integrasjon: En solid tech-stack består av verktøy og programvare som sømløst kan integreres med hverandre, forenkle arbeidsflyter og redusere potensialet for feil eller feilkommunikasjon. Dette er spesielt viktig i en VOC, der eksterne arbeidere er avhengige av flere verktøy og applikasjoner for å fullføre oppgavene sine og kommunisere med teammedlemmene sine.
• Brukeropplevelse: En godt utformet teknologisk stack gir en positiv brukeropplevelse for eksterne arbeidere, og øker deres arbeidstilfredshet og engasjement. Dette er spesielt viktig i en VOC, der ansatte kan jobbe fra forskjellige steder og trenger å navigere i forskjellige tidssoner, språk og kulturelle kontekster.
• Kostnadseffektivitet: Investering i en solid tech-stack kan spare bedrifter penger i det lange løp ved å redusere behovet for dyr lokal infrastruktur og minimere risikoen for kostbar nedetid eller sikkerhetsbrudd. Det lar også organisasjoner utnytte ressursene sine bedre og fokusere på kjernekompetansen.

Oppsummert er en solid tech-stack avgjørende for å bygge en vellykket VOC, siden den muliggjør effektiv drift, sømløst samarbeid, sikker dataadministrasjon og en positiv brukeropplevelse for eksterne arbeidere.

II. Krav til Nettverkstilkobling

Faktum er at det nå er mulig å få kostnadseffektiv, pålitelig internettforbindelse med høy båndbredde over 95 % av planetens overflate. Behovet for å være nær land eller å frakte fiber til stedet har avtatt ettersom satellitt forbindelser med lav jordbane (LEO) fra Starlink og OneWeb har blitt en praktisk realitet de siste månedene og andre tjenester (som Kuiper) vil bli live i de neste årene. Flere leverandører på dette området betyr at du har evne til å gi pålitelighet og skalerbarhet.

Å bruke Starlink for de fleste dataoperasjoner med høy båndbredde med OneWeb som backup for kritiske datafeeder og nødrespons når det er problemer, vil bidra til å holde kostnadene under kontroll. Selv om du er avhengig av andre typer tjenester som Line of Sight mikrobølgeovn eller kabler i bakken, kan noe som Starlink gi et kostnadseffektivt backupalternativ.

Husk å skalere etter situasjonens behov. Vi foreslår ikke full "fjernoperasjon" her som krever skuddsikker tilkobling og sekundære, sanntidsdatafeeder. En VOC er først og fremst opptatt av at folk samarbeider effektivt for å støtte operasjoner ved å bruke "innenfor timen" datafeeder, så forbrukerløsninger er ofte en effektiv og praktisk løsning.

Å være stasjonær er ikke lenger et problem; skip, borerigger, fly og til og med veikjøretøyer kan alle ha kostnadseffektiv multi-megabit-tilkobling og omgå begrensningene til tradisjonelle VSAT-leverandører.

VOC-er krever at alle brukere alltid er tilkoblet med bredbåndsnivåforbindelser (minst i 5-20Mbit-området). Det er ingen grunn fra et teknologi- eller kostnads perspektiv til at dette er et "hardt problem" lenger. Hjemme- og kontorbrukere trenger bare lett tilgjengelig bredbånd (kobber er nok hvis fiber ikke er tilgjengelig) og eksterne eller mobile brukere kan bruke LEO-satellitt tilkobling, som ikke lenger er uoverkommelig dyrt.

III. Maskinvarekrav

Denne delen tar ikke for seg maskinvaren som kreves for dataene og applikasjonene som trengs for å kjøre en VOC, da dette sannsynligvis allerede eksisterer i organisasjonen. Ei heller maskinvaren i et fysisk "senter" ettersom vi snakker om dette fra et virtuelt perspektiv. Denne delen omhandler maskinvaren som kreves for å samhandle med VOC; effektivt «brukernes skrivebord» enten de er på stedet, på kontoret, hjemme eller i en avsidesliggende fjellhytte.

Det overveldende inntrykket noen får når de går inn på et fysisk operasjonssenter, er det store antallet skjermer som er tilstede. Disse gir en rekke bruksområder:

• Passiv rullende informasjon som alle ansatte kan ta til seg mens de jobber i senteret. Dette er det store bildet; å se KPI-er som et gruppe ansvar, langsiktige planer, potensielle trusler som vær, nåværende "top-down" prioriteringer, etc.
• Passiv rullende informasjon knyttet til deres rolle. Dette er det «rolle relevante» synet; detaljerte sanntidsdatastrømmer, gjeldende begrensninger, utestående handlinger, etc.
• Aktiv bruk av skjermer for å samarbeide i teamet ditt og med andre team og nettsteder.
• Aktiv bruk av skjermer for å utføre det daglige arbeidet.

Disse behovene fortsetter å være relevante, men i en VOC overføres denne muligheten til alles skrivebord. Dataskjermer av anstendig kvalitet er svært kostnadseffektive, selv ultra brede skjermer går ned i pris og nesten hver 4K TV-skjerm fungerer bra som PC-skjerm hvis den plasseres i riktig avstand. I det store bildet med driftssenter er kostnadene for skrivebords- skjermer en ubetydelig kostnad. I tillegg kan de fleste PC-er støtte 2 skjermer uten problemer, og mer moderne PC-er og bærbare datamaskiner kan drive 3-4 skjermer med riktig maskinvare, dokker eller adaptere.

Vi trenger dette skjermområdet for å gjenskape et driftssenter på hver deltakers skrivepult. En bruker bør ha minst én primær skjerm som fokuserer på gjeldende arbeidsaktiviteter. Ideelt sett bør dette være stort nok til å åpne flere dokumenter og applikasjoner samtidig, og det må plasseres ergonomisk ettersom det vil være fokus. I tillegg bør minst én sekundær skjerm være tilgjengelig for mer passiv og sporadisk aktiv bruk. Dette vil bli brukt til passiv rullende informasjon eller til Videokonferanse(VC) og presentasjoner under møter. Denne kan plasseres høyere opp, til siden eller på en vegg da de ikke brukes så intenst.

For VC-er vil vi anbefale et høykvalitets nettkamera (bare et USB med fast posisjon), en USB-basert skrivebords mikrofon/høyttaler kombinasjon og trådløse hodetelefoner av god kvalitet. Å kunne samhandle vil eksterne kolleger uten å bruke hodetelefoner er mest naturlig, men noen ganger trenger du det ekstra personvernet som tilbys av et par hodetelefoner.

IV. Programvarekrav

Programvare for å oppfylle behovene til en VOC faller stort sett inn i 4 kategorier:

Programvaren og dataene du trenger for å utføre arbeid i hverdagen din:
Dette vil neppe endre seg for en VOC. Hver organisasjon som er involvert i en VOC vil ha sine egne verktøy og data som kan brukes lokalt eller på eksterne nettsteder som en normal del av virksomheten eller på grunn av pandemien. Tilgang til disse verktøyene og underliggende data gis sannsynligvis gjennom en kombinasjon av skybaserte tjenester, VPN eller eksternt skrivebord.

Samarbeidsverktøy:
Du har helt sikkert et etablert videokonferanse- og direktemeldingssystem på plass. Ideelt sett må det samme settet med verktøy brukes av alle partnerorganisasjoner til et likt funksjonsnivå; dvs. i en VOC hvis du deler et dokument via chat – må det være tilgjengelig for alle i VOC, ikke bare de deltakerne fra bedriften din. Hvis dette ikke er tilfelle, kan du se tilleggsprogramvaren diskutert under VOC-spesifikk programvare nedenfor.

Programvare for skjermstyring:
De nye skjermene som er lagt til brukernes skrivebordsoppsett gir sine egne problemer. Å dele opp tilgjengelige skjermareal i brukbare biter og målrette dem med informasjon vil bety at de brukes langt mer effektivt. Til tross for økningen i oppløsning og antall skjermer har de grunnleggende verktøyene for håndtering av vinduer på en PC knapt endret seg siden 80-tallet.

Heldigvis bringer Windows 11 endelig noen ekstra funksjoner på dette området med sin "Snap windows"-funksjonalitet. Disse verktøyene gjør skjermhåndtering mer effektiv, men legger ikke innhold på skjermen på samme måte som du finner i et fysisk operasjonssentral. Epsis har laget et verktøy kalt Enify som kan hjelpe her og kan gjenskape de fysiske sentrenes funksjoner på skrivebordet ditt. For en dypere diskusjon om alternativer for skjermbehandling, se vår forrige tekniske bloggartikkel her: A guide to screen management and why it matters (enify.no)

Ny VOC-spesifikk programvare:
Du trenger ikke bekymre deg, dette er ikke en omfattende liste over kostbar programvare! Noen av disse verktøyene har du kanskje allerede tilgjengelig, og de kan enkelt tilpasses for å støtte de ulike bruksområdene.

En VOC må ha følgende:

• En "hub". Som et fysisk anlegg trenger VOC et enkelt sted hvor folk kan gå og jobbe. Dette er en portaltype løsning som bør samle; samtaler, data, dokumenter, handlinger, planer, gjeldende aktivitet og arbeidsveiledning til ett enkelt sammenhengende sted for å gjøre brukeropplevelsen så sømløs som mulig. Hvis dette også kan inkludere lenker til alt innholdet på informasjonsskjermen, er det enda bedre. Ideelt sett er det et sted hvor du kan starte planlagte og ad-hoc møter og et sted hvor du kan utføre mye av arbeidet. (MÅ HA)
• Et dedikert og sikkert fil- og datalagringsområde som er lett og sikkert tilgjengelig for alle i VOC, enten de eksisterer i din organisasjon eller en partner. Skybasert teknologi er viktig her. (MÅ HA)
• Et verktøy for å forene måtene å jobbe på, slik at forskjellige team, skift eller rotasjoner, kan alle jobbe på samme måte med de samme verktøyene og samme datasettene for å gi et nivå av konsistens. Det samme verktøyet kan brukes for å sikre at alle ser det samme informasjonsskjerminnholdet på samme måte på skjermoppsettet. (BURDE)

Dette kan virke som en høy bestilling, men det kan være ganske rett frem:

• Microsoft Teams tilbyr faktisk de to første som ut av esken-funksjonalitet. Ved å bruke en delt kanal som kommer med sin egen sikre SharePoint-side for data og dokumenter du har opprettet;
  • Et knutepunkt. Teamet du oppretter blir kjernepunktet rundt der folk kan samarbeide; de har tilgang til historiske diskusjoner, er i stand til å starte VC-møter i verktøyet og ytterligere kanaler kan legges til for handlingssporing og planlegging.
  • Et dedikert sikret SharePoint-nettsted opprettet med teamet kan fungere som et dokumentlager for VOC. Å plassere innhold og informasjon her betyr at alle i VOC har tilgang til det. Hvis informasjonen finnes andre steder akkurat nå, kan den vanligvis flyttes eller kopieres til teamet automatisk ved hjelp av enkle Power Automate-skript.
    
    
• B2B Connect for Teams. Denne relativt nye funksjonen lar deg bruke delte team og underliggende kanaler mellom organisasjoner uten å måtte bytte identiteter eller få kontoer på systemet som er vert for VOC-teamet. Ledelsen for hvem som har tilgang til VOC kontrolleres av de enkelte partnerne som fjerner en betydelig administrativ overhead.
  
  • NB: Bruk av B2B Connect er gjort enkelt av Microsoft, men det er noen fallgruver i praktisk bruk. Sørg for at dine kontraktsmessige forpliktelser mellom selskaper tar hensyn til dette; det faktum at du uunngåelig deler kommersielt sensitiv informasjon og abdiserer brukeradministrasjon til partnerorganisasjonene betyr at NDAer må være vanntette.
    • Du må også tilpasse policyen for hver partnerorganisasjon og trenger et godt onboarding-program for å sikre at kanalene brukes på samme måte av alle.
    • I tillegg bør du utvikle beste praksis mellom forretnings- og IT-teamene. Dette er en pågående utfordring, bør ikke undervurderes og må tas med i eventuelle langsiktige støttemodeller. Dette er ikke forskjellig fra et fysisk operasjonssentral; og vi har funnet organisasjoner som glemmer dette behovet også i de situasjonene!
  • Som vi foreslår å bruke MS Teams, hvis en organisasjon ikke fullt ut har omfavnet Microsofts økosystem og Azure AD, kan det være pågående tekniske problemer som trenger ytterligere administrasjon og støtte.

• Enify by Epsis. Vi skal nevne vår egen programvare her da den er spesielt utviklet for å støtte denne typen scenarier,- skjermstyring, finne og dele informasjon på tvers av ulike applikasjoner. Med Enify kan du bygge informasjonsskjermene som kan startes med et enkelt knappetrykk og byttes ut til en annen på sekunder etter behov. I tillegg er Enify veldig flink til å fange opp en arbeidsprosess for å gjøre den repeterbar på tvers av VOC, og tilfredsstiller det tredje kravet ovenfor.

Det finnes alternativer til alle verktøyene nevnt ovenfor, men vi tror at stabelen som er beskrevet her tilbyr den enkleste og mest kostnadseffektive måten å komme raskt i gang, spesielt hvis organisasjonen din allerede bruker Microsoft Team.

V. Krav til Cybersikkerhet

Vi liker å følge en "Keep it Simple"-metodikk for å opprettholde effektive cybersikkerhetskontroller. Ved å bruke eksisterende firmaprogramvare og skytjenester fra respekterte tjenesteleverandører for samarbeid og fildeling omgår vi behovet for ytterligere tekniske sikkerhetstiltak. MS Teams, SharePoint og eksisterende programvare faller sannsynligvis innenfor rammene for eksisterende sikkerhets- og støtterammeverk, og dette sikrer at løsningen forblir distribuerbar og støttebar på lengre sikt uten å pådra seg betydelige nye driftskostnader.

Når du arbeider med partnerorganisasjoner, må det være et nivå av etablert tillit og et kontraktsmessig rammeverk som vil beskytte sensitive data og din IP. Igjen, dette eksisterer sannsynligvis allerede, men det må kanskje justeres for VOC.

Hver organisasjon vil ta ansvar for oppførselen til sine egne ansatte og kan administrere deres tilgang til VOC uavhengig av den primære organisasjonen som drifter møteplassen. Dette bør være en nettogevinst i total sikkerhet fremfor sentralisert brukeradministrasjon som er avhengig av at brukerinformasjon utveksles og handles mellom organisasjoner. B2B Connect betyr at hver organisasjon bruker sine egne brukerkontoer som ikke gir tilgang til data i andre organisasjoner. VOC kan bare avsløre data som faktisk holdes i den. Hvis en bruker forlater en partnerorganisasjon og mister tilgang til ressursene sine der; vil miste tilgangen til VOC også ettersom de bruker sin daglige konto og ikke ett oppsett fra vertsorganisasjonen for å få tilgang til VOC.

VI. Krav til Opplæring og støtte

Å supportere ett VOC er ikke vesentlig forskjellig fra en tradisjonell operasjonssentral. VOC-tech stacken som er foreslått ovenfor, bruker programvare og verktøy som brukere allerede er godt kjent med og krever ingen spesifikk tilleggsopplæring.

Når det er sagt, har selve VOC en rekke brukstilfeller og vil kreve en kort introduksjonsøvelse for hvordan nye brukere vil bruke verktøyene effektivt for å levere VOC-omfanget; fokuset her er mer på "hvordan jobbe i VOC" i stedet for "hvordan bruke verktøyene". Det vil være en naturlig mengde ansatte som krever et kontinuerlig behov for denne onboarding, så det bør bygges inn i langsiktige support-planer. IT-støtte bør være relativt rett frem, men å ha identifisert en "VOC-teknisk ekspert" som forstår hele forretningsmessig og arbeidsflytene som finner sted i VOC er avgjørende. Dette er ikke nødvendigvis en heltidsrolle og kan være en del av en bredere jobbfunksjon; ideelt sett etableres denne rollen før den første utrullingen, slik at de kan være en del av prosessen og virkelig få tak i de underliggende målene og arkitekturen.

Denne rollen vil introdusere brukere, sortere ut spørsmål, skrive små skript og koordinere med IT. I tillegg vil omfanget av VOC sannsynligvis utvikle seg og utvikle seg over tid. Brukere vil ønske å fange opp flere og flere arbeidsprosesser etter hvert som de styrker sine måter å jobbe på og søker å etablere repeterbarhet av kvalitetsarbeid. Dette vil kreve investeringer i løpende støtte, men bør oppmuntres. Et velfungerende operasjonssenter bør få myndighet til å utvikle bedre arbeidspraksis og støtte en selvforbedrende organisasjon. En VOC skal ikke ses på som et "prosjekt", men som et redskap for organisatorisk endring og forbedring. Enhver investering i å støtte en VOC på denne måten bør betales tilbake ti ganger med forbedret effektivitet.

VII. Oppsummering

Som du kan se er det ikke et blindt sprang inn i mørket å opprette en VOC; den skal bruke verktøyene brukerne allerede er kjent med, men på en mer strukturert og koordinert måte. Teknologifremskritt de siste 2 årene har åpnet mange muligheter for å distribuere denne typen sentre hvor som helst de er nødvendig, med relativ letthet og overkommelige kostnader. De fleste verktøyene du trenger er allerede støttet og kjent. Ved å holde det enkelt gjør det en VOC oppnåelig, sikker og kostnadseffektiv.

Epsis har vært involvert i utarbeidelsen av mer enn 80 fysiske og virtuelle operasjonssentre i løpet av årene, og i disse bloggartiklene prøver vi å dele nøkkellæringen vår på en kortfattet og forståelig måte. Mange detaljer får derfor ikke plass, for å holde ting lesbart.

Hvis du har kommet så langt har du sannsynligvis mange utestående spørsmål, ta gjerne kontakt så hjelper vi deg gjerne på reisen mot mer effektiv drift.